Liittokokous hyväksyi Oulussa 7.-8.6.2011 järjestötoimintaohjelman, joka on nimeltään ”Täyttä elämää yhdistyksissä”. Ohjelma on tarkoitettu yhdistyksen toiminnan suunnittelun tai arvioinnin apuvälineeksi. Ohjelma sisältää toimijoiden arkipäivässä eteen tulevia käytännön asioita. Tarkoituksena on, että yhdistyksen johtokunta tai joku muu johtokunnan valtuuttama ryhmä tarkistaa Täyttä elämää –ohjelmasta
- mitkä asiat yhdistyksessä on kunnossa (kyllä –vastaukset),
- minkä asioiden eteen pitäisi tehdä jotakin (ei -vastaukset) ja mitkä niistä asioista ovat yhdistyksen mielestä tärkeitä tai eivät ole tärkeitä yhdistyksen toiminnassa,
- tämän jälkeen valitaan ei –vastauksista ja tärkeäksi koetuista asioista 1-3 tärkeintä asiaa, joista lähdetään miettimään mitä niille pitää tehdä, missä aikataulussa ja kuka niistä vastaa.
Tämän jälkeen asiat siirtyvät yhdistyksen johtokunnan/hallituksen käsittelyyn, toimintasuunnitelmaan ja talousarvioon ja niille lähdetään konkreettisesti tekemään jotakin. On tärkeätä, että yhdistys ottaa ohjelmasta kuluvalla liittokokouskaudella (2011-2014) vaikka vain yhden uuden asian, jonka toteuttaa yhdistyksen toiminnassa. Silloin yhdistys on toteuttanut omalta osaltaan liittokokouksessa tehtyjä päätöksiä.
Lomakkeistoa ei tarvitse palauttaa liiton toimistoon eikä minnekään muualle, vaan se on niin kuin aiemmin jo todettiin tehty yhdistyksen arkipäivän toiminnan suunnittelun ja arvioinnin apuvälineeksi. Liitto kerää vuosittain tilastotietoja, joista suurin osa on tässä ohjelmassa kohdassa ”Meidän yhdistyksemme” seuraavalla sivulla. Tilastotiedot kerätään vuosittain erillisellä kyselylomakkeella tammikuun loppuun mennessä.
Vain muutama asia kerrallaan!
Tarkoituksena on, että ohjelmasta valitaan vain muutama asia (yhdestä kolmeen) kerrallaan, joille lähdetään tekemään konkreettisesti jotakin. Siksi asiaa on hyvä käsitellä ainakin johtokunnassa, mutta mielellään myös laajemmin koko jäsenistön kanssa (kyselyt, mielipidetiedustelut yms.). Toiminnan sisältöä voidaan käsitellä myös opintokerhossa (esim. yhteiskunnallinen kerho) tai perustaa jopa uusi opintokerho, jossa sisältöä pohditaan.
Ohjelmasta voidaan poimia myös joitakin yksittäisiä asioita (esim. sivu 7 Miten otetaan uudet jäsenet vastaan tai huomioidaan vetäjiä tai huomioidaan jäsenten merkkipäivät), joista kysytään jäsenistön mielipidettä: Onko tämä riittävää vai olisiko syytä tehdä vielä jotakin muuta? Toisella kerralla kysytään jotakin muuta ja saadaan jäsenistö osallistumaan yhteisiin asioihin ja niistä päättämiseen.
Vapaaehtoistoiminnan tuntien kirjaus
Yhdistyksen vapaaehtoistoiminnan tuntimäärien keräämisellä poistetaan arvailu ja jatkossa voidaan antaa tarkat tiedot mm. kunnallisille ja muille päätöksentekijöille yhdistyksen vapaaehtoistoiminnasta on sitten kysymys yhdistyksen hallintoon, kerhotoimintaan, ystävänpalvelutoimintaan, ulkoiluttamiseen tai muuhun yhdistyksen eteen tehtävän ajan käytöstä. Vapaaehtoistoiminnan määrä kuvaa myös toimintamme ennaltaehkäisevää ja hyvinvointia ylläpitävää merkitystä. Vapaaehtoistoiminnan tunnit kerätään erilliselle lomakkeelle kuukausittain. Mallilomake on tämän ohjelman liitteenä. Yhdistykset voivat niin halutessaan muokata lomaketta omaan käyttöönsä. Tärkeätä on tietää, kuinka monta ihmistä tekee vapaehtoistyötä ja kuinka paljon he käyttävät siihen aikaa.
Tunteja kirjaavat kaikki yhdistyksen toimintaa pyörittävät henkilöt kuten puheenjohtaja, sihteeri, taloudenhoitaja, hallituksen varsinaiset ja varajäsenet sekä tietysti kerho-ohjaajat. Lomakkeet palautetaan yhdistyksen tuntikirjanpitoa pitävälle henkilölle kuukausittain. Eläkkeensaajien Keskusliittoon tiedot ilmoitetaan puolivuosittain.
