Tietosuojaseloste

TIETOSUOJASELOSTE

 

1. Rekisterinpitäjä ja yhteyshenkilö

Rekisterinpitäjä:           Eläkkeensaajien Keskusliitto EKL ry

Osoite:                         Haapaniemenkatu 14, 2. krs, 00530 Helsinki   

Puhelin:                        09 6126 840

Sähköposti:                  birgitta.kuittinen@elakkeensaajat.fi

Yhteyshenkilö:              Birgitta Kuittinen

 

Tietosuojavastaava

Eläkkeensaajien Keskusliitto EKL ry:n tietosuojavastaava

Birgitta Kuittinen, birgitta.kuittinen@elakkeensaajat.fi

 

2. Rekisteröidyt

Rekisterissä käsitellään Eläkkeensaajien Keskusliitto EKL ry:n (jäljempänä ”Yhdistys”) henkilöstön, jäsenien ja sen entisten jäsenien, Yhdistyksen toimintaan liittyvien organisaatioiden (piirit ja jäsenyhdistykset), yhteyshenkilöiden sekä sen luottamushenkilöiden, projektien, hankkeiden, sidosryhmien ja tapahtumiin, lomiin, kilpailuihin sekä koulutuksiin ilmoittautuneiden henkilötietoja (jäljempänä ”Rekisteröity”).

 

3. Henkilötietojen käsittelyn peruste ja käyttötarkoitus

Rekisterin käyttötarkoituksena on Rekisteröityjen henkilötietojen ajantasainen hallinta, sen ylläpito ja kehittäminen sekä markkinointi että suoramarkkinointi ja myös päättyneiden rekisteröintien dokumentaation hallinta henkilötietojärjestelmässä (”Järjestelmä”).

Henkilötietojen käsittely perustuu Yhdistyksen lainsäädännölliseen velvoitteeseen sekä tietyissä tapauksissa sopimuksen täytäntöönpanoon.

Henkilötunnuksen osalta käsittelyperusteena on se, että Rekisteröity voidaan yksilöidä luotettavasti ja yksiselitteisesti Rekisteröidyn oikeusturvan sekä etujen ja oikeuksien varmistamiseksi.

 

4. Käsiteltävät henkilötiedot

Rekisterissä käsitellään Yhdistyksen jäsenien henkilö- ja yhteystietoja sekä muita jäsenyyteen liittyviä tarpeellisia tietoja. Näitä tietoja ovat:

  • Rekisteröidyn etu- ja sukunimi;
  • Rekisteröidyn lähiosoite ja kotipaikka;
  • Rekisteröidyn sähköpostiosoite;
  • Rekisteröidyn puhelinnumero;
  • Rekisteröidyn luottamussuhde,
  • Sähköisen viestinnän tunnistetiedot;
  • Rekisteröidyn syntymäaika (henkilöstö, luottamushenkilöstö, tapahtumailmoittautumiset);
  • Rekisteröidyn henkilötunnus (henkilöstö, luottamushenkilöstö, tapahtumailmoittautumiset);
  • Erityisruokavalio ym. erityistarpeet (tapahtumailmoittautumiset, koulutukset yms.).

 

5. Säännönmukaiset tietolähteet

Henkilötietoja kerätään Rekisteröidyltä itseltään sekä Yhdistyksen toimintaan liittyvien organisaatioiden antamiin tietoihin (toimihenkilötiedot, luottamushenkilövalinnat), osallistujien ilmoittamat tiedot ja laskutuksen tietokanta.

 

6. Henkilötietojen suojaaminen ja tietoturva

Digitaalisesti käsiteltävät henkilötiedot on suojattu ja tallennettu Yhdistyksen Järjestelmään, johon on rajattu pääsy vain sellaisilla henkilöillä, jotka tarvitsevat kyseisiä tietoja työtehtäviensä hoitamiseksi. Kyseisillä henkilöillä on käytössään henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat.

Henkilötiedot on suojattu ulkopuoliselta käytöltä ja jäsentietojen käyttöä valvotaan. Yhdistyksen ulkopuolelle lähetettävät henkilötiedot salataan. Käytetyt työasemat ja tallennusmediat ovat salattu.

Tietoturvan taso auditoidaan toistuvin väliajoin.

 

7. Henkilötietojen säännönmukaiset luovutukset ja siirrot

Henkilötietoja voidaan luovuttaa Yhdistyksen yhteistyökumppaneille Yhdistyksen jäsenyyteen liittyvien toimenpiteiden ja palveluiden toteuttamiseksi (esim. Eläkkeensaaja-lehden postitus, Uutiskirjeet, Kyselyt).

Henkilötietoja voidaan siirtää myös muille palveluntarjoajille Järjestelmän toteuttamiseksi. Henkilörekisterin teknisen ylläpidon toteuttava rekisterinpitäjän yhteistyökumppani voi siirtää henkilötietoja soveltuvan yksityisyyden suojaa koskevan lainsäädännön ja tämän tietosuojaselosteen mukaisesti.

 

8. Henkilötietojen siirrot Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

 

9. Henkilötietojen säilytysaika

Henkilötiedot säilytetään rekisterissä niin kauan kuin Rekisteröity on Yhdistyksen tai sen organisaation jäsen tai niin kuin on tarpeen rekisteröinnin jälkeen. Maksullisten tapahtumien jälkeen laskutustiedot jäävät kirjanpitoon kirjanpitolain mukaiseksi ajaksi. Rekisteröinnin päättymisen jälkeen henkilötietoja säilytetään enintään kymmenen vuoden ajan Yhdistyksen oikeutetun edun perusteella, ts. mahdollisiin oikeusvaateisiin puolustautumisen takia (KKO 2017:15). Henkilötiedot voidaan säilyttää myös tätä kauemmin, jos sovellettava lainsäädäntö tai Yhdistyksen sopimusvelvoitteet kolmansia kohtaan edellyttävät pidempää säilytysaikaa.

 

10. Profilointi

Yhdistys voi osana henkilötietojen käsittelytoimia toteuttaa Rekisteröidyn profilointia. Profiloinnin seurauksena rekisteröity saa esim. hänelle paremmin kohdennettuja markkinointiviestejä.

 

11. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus koska tahansa vastustaa henkilötietojensa käsittelyä suoramarkkinointitarkoituksiin. Rekisteröity voi antaa Yhdistykselle kanavakohtaisia suoramarkkinointia koskevia suostumuksia ja kieltoja (esimerkiksi kieltää sähköpostitse lähetettävät markkinointiviestit).

Lisäksi rekisteröidyllä on lähtökohtaisesti oikeus soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti milloin tahansa:

  • saada tieto henkilötietojensa käsittelystä;
  • saada pääsy omiin tietoihinsa ja tarkastaa itseään koskevat Yhdistyksen käsittelemät henkilötiedot;
  • vaatia epätarkan ja virheellisen henkilötiedon oikaisua ja tietojen täydentämistä;
  • vaatia henkilötietojensa poistamista;
  • peruuttaa suostumuksensa ja vastustaa henkilötietojensa käsittelyä siltä osin kuin henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen;
  • vastustaa henkilötietojensa käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella siltä osin kuin henkilötietojen käsittelyperusteena on Yhdistyksen oikeutettu etu;
  • saada henkilötietonsa koneluettavassa muodossa ja siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle edellyttäen, että rekisteröity on itse toimittanut kyseiset henkilötiedot Yhdistykselle, Yhdistys käsittelee kyseisiä henkilötietoja rekisteröidyn suostumuksen perusteella ja käsittely suoritetaan automaattisesti; ja
  • vaatia henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista.

Rekisteröidyn tulee esittää edellä mainitun oikeuden toteuttamista koskeva pyyntö tämän tietosuojaselosteen Yhteydenotot-kohdan mukaisesti. Yhdistys voi pyytää rekisteröityä tarkentamaan pyyntöään kirjallisesti ja varmentamaan rekisteröidyn henkilöllisyyden ennen pyynnön käsittelemistä. Yhdistys voi kieltäytyä pyynnön toteuttamisesta sovellettavassa laissa säädetyllä perusteella.

 

12. Oikeus valittaa valvontaviranomaiselle

Jokaisella Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus asianomaiselle valvontaviranomaiselle taikka sen Euroopan unionin jäsenvaltion valvontaviranomaiselle, jossa Rekisteröidyn asuinpaikka tai työpaikka sijaitsee, mikäli Rekisteröity katsoo, että hänen henkilötietojaan ei ole käsitelty soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti.

 

13. Yhteydenotot

Rekisteröidyn oikeuksien käyttämistä koskevat pyynnöt, kysymykset tästä tietosuojaselosteesta ja muut yhteydenotot tulee tehdä sähköpostitse osoitteeseen birgitta.kuittinen@elakkeensaajat.fi.

Rekisteröity voi myös ottaa yhteyttä henkilökohtaisesti tai kirjallisesti alla olevaan osoitteeseen:

Eläkkeensaajien Keskusliitto EKL ry
Birgitta Kuittinen
Haapaniemenkatu 14, 2. krs
00530 Helsinki

 

14. Muutokset tähän tietosuojaselosteeseen

Tätä tietosuojaselostetta voidaan päivittää aika ajoin esimerkiksi lainsäädännön muuttuessa. Tämä tietosuojaseloste on viimeksi päivitetty 17.5.2018.